Der Begriff „Family Office“ hat einen exklusiven Nimbus und wird daher gern von diversen Marktakteuren benutzt. Nicht jeder ist jedoch tatsächlich ein Family Office im engeren Sinne.
Der Begriff ist weder gesetzlich definiert noch anderweitig geschützt. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) definiert im Merkblatt zur Erlaubnispflicht gemäß § 32 Abs. 1 KWG für Family Offices vom 14. Mai 2014 diese als Unternehmen, die sich mit der bankenunabhängigen Verwaltung großer privater Vermögen befassen – unabhängig von ihrer Rechtsform.
Die BaFin unterscheidet private Family Offices und externe Family Offices. Erstere verwalten das Vermögen einzelner oder mehrerer Mitglieder einer einzelnen Familie. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird in diesem Zusammenhang auch der Begriff des „Single-Family-Office“ verwandt. Externe Family Offices nach der Definition der BaFin werden im allgemeinen Sprachgebrauch auch als „Multi-Family-Offices“ beschrieben.
Während externe Family Offices das Vermögen ihrer Auftraggeber regelmäßig als Dienstleister auf Basis von Geschäftsbesorgungsverträgen verwalten, beschreibt die BaFin bei privaten Family Offices verschiedene Organisationsformen:
- Angestellte der Vermögensinhaber,
- vermögensverwaltende Kapitalgesellschaften der Vermögensinhaber,
- Kommanditgesellschaften mit den Vermögensinhabern als Kommanditisten,
- Dienstleister aufgrund eines Geschäftsbesorgungsvertrages.
Zu den Aufgaben heißt es im Merkblatt: „Neben der Vermögensverwaltung erfüllen Family Offices häufig weitere Aufgaben, die grundsätzlich keine Erlaubnis nach dem Gesetz über das Kreditwesen (Kreditwesengesetz – KWG) oder dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) erfordern. Hierzu zählen die allgemeine Beratung Vermögender, Mediation bei Streitigkeiten zwischen Familienmitgliedern, Buchführung, Controlling, Überwachung von Vermögensverwaltern oder allgemeine Dienstleistungen wie die Büroorganisation, Reiseplanung oder das Sicherheitsmanagement.“
Eine ergänzende Definition bietet der Verband unabhängiger Family Offices (VuFO):
„Ein Family Office unterstützt eine Familie/einen Vermögensinhaber (Single Family Office) oder mehrere Familien/Vermögensinhaber (Multi Family Office) bei der ganzheitlichen Steuerung/Koordination des Managements ihres/seines Vermögens auf Grundlage einer langfristig ausgerichteten generationsübergreifenden Anlage- und Verwaltungsstrategie und im Bedarfsfalle einer Familienstrategie und Nachfolgeplanung.
Das Family Office ist hinsichtlich seiner strategischen Beratung der Familie/des Vermögensinhabers ganzheitlich orientiert und ist daher in der Lage, Beratungs-, Kontroll- und Steuerungsfunktionen in allen Assetklassen wahrzunehmen.“
Als Abgrenzungsmerkmale zu anderen Finanzdienstleistern wie Vermögensverwaltern nennt der VuFO: Freiheit von Interessenkonflikten, Unabhängigkeit und Vergütung auf Honorarbasis.
Somit sei das Family Office einzig den Interessen der Familie beziehungsweise des Vermögensinhabers verpflichtet und dürfe daher nicht selbst in Bereichen operativ tätig sein, in denen es für die Familie beauftragte Dienstleister steuere und überwache. Es darf also zum Beispiel weder Vermögensverwaltung für Dritte übernehmen noch Manager eigener Fonds sein.
Inhaber eines Family Office dürfen nach der Definition des VuFO die betreuten Familien respektive der Vermögensinhaber selbst und/ oder das Management des Family Office sein, nicht jedoch Finanzdienstleister wie Banken oder Vermögensverwalter und auch keine Steuer- oder Anwaltskanzleien.
Die Vergütung geschieht grundsätzlich ausschließlich auf Honorarbasis. Provisionen dürfen nur in durch den Auftraggeber genehmigten Ausnahmefällen entgegengenommen werden, wenn eine Beeinflussung der Investitionsentscheidung ausgeschlossen ist.